die netzwerft
Die Praxissoftware ist das System, mit dem Ihr Team jeden Tag mehrere hundert Mal arbeitet. Wenn es langsam ist, wenn der Support nicht erreichbar ist oder wenn TI-Anwendungen nur mit Umwegen laufen, kostet das jeden Tag Zeit. Trotzdem schieben viele Praxen den Wechsel jahrelang auf. Die Sorge vor Datenverlust und Stillstand ist verständlich, aber mit dem richtigen Ablauf unbegründet.
Das Wichtigste in Kürze
- Ein Wechsel lohnt sich, wenn Support, Geschwindigkeit oder TI-Funktionen dauerhaft Zeit kosten, nicht wegen einer einzelnen Störung.
- Der Ablauf hat sechs Schritte: Bestandsaufnahme, Anforderungen, Auswahl mit Demo, Testmigration, Schulung, Go-live. Realistische Dauer: acht bis sechzehn Wochen.
- Daten wandern über standardisierte Schnittstellen. Patientenstamm, Diagnosen und Dokumente kommen zuverlässig an, Abrechnungshistorie und Formulare brauchen Prüfung.
- Der beste Go-live-Termin ist der Quartalswechsel. Die Abrechnung des alten Quartals läuft im alten System, das neue startet sauber.
Wann ein Wechsel wirklich sinnvoll ist
Nicht jede Unzufriedenheit rechtfertigt einen Wechsel. Ein Systemwechsel bindet Aufmerksamkeit des gesamten Teams, und die ersten Wochen mit neuer Software sind auch mit bester Vorbereitung langsamer als die letzten mit der alten. Es gibt aber Signale, bei denen die Rechnung eindeutig ist.
- Der Support trägt nicht mehr. Tickets bleiben tagelang offen, Rückrufe kommen nicht, Updates lösen mehr Probleme, als sie beheben. Wenn das die Regel ist und nicht die Ausnahme, zahlt die Praxis mit Arbeitszeit.
- Die Software bremst den Alltag. Lange Ladezeiten bei der Aktenöffnung, Abstürze beim Drucken, Masken, die zehn Klicks für einen Vorgang brauchen. Zwei Minuten je Patientenkontakt sind bei 60 Kontakten am Tag zwei Stunden.
- TI-Anwendungen laufen nur mit Umwegen. E-Rezept, ePA und KIM sind angeflanscht statt integriert. Jede neue Pflichtanwendung wird zum Projekt.
- Das System ist technisch am Ende. Läuft nur auf alten Betriebssystemen, keine Weiterentwicklung, der Hersteller kündigt das Produkt ab oder wird übernommen.
- Die Praxis verändert sich. Zweiter Standort, Nachfolge, neue Fachrichtung, Kooperation. Wenn das System diese Entwicklung nicht abbildet, wird es zur Bremse.
Was kein guter Grund ist: eine einzelne Störung, ein einzelner Preisanstieg oder die Empfehlung eines Kollegen ohne Blick auf die eigenen Anforderungen. Ein Wechsel muss zur Praxis passen, nicht zum Ärger des Moments.
Der Ablauf in sechs Schritten
1. Bestandsaufnahme
Welche Module nutzen Sie tatsächlich, welche Formulare, welche Schnittstellen zu Labor, Geräten und Abrechnungsstelle? Welche Hardware hängt an der Software, welche Verträge laufen? Diese Liste ist die Grundlage für alles Weitere. Sie deckt regelmäßig auf, dass Praxen Module bezahlen, die niemand nutzt.
2. Anforderungen festlegen
Nicht der Funktionskatalog des Anbieters zählt, sondern der Alltag Ihrer Praxis. Wie läuft die Anmeldung, wie die Dokumentation, wie die Abrechnung? Welche Geräte müssen angebunden sein? Wollen Sie browserbasiert arbeiten, auch von zu Hause? Brauchen Sie eine Patienten-App, Online-Terminvergabe, Videosprechstunde? Zehn klare Anforderungen sind mehr wert als hundert Wünsche.
3. Auswahl mit echter Demo
Lassen Sie sich das System mit Ihren Abläufen zeigen, nicht mit der Standardpräsentation. Nehmen Sie eine MFA mit, die täglich an der Anmeldung sitzt. Prüfen Sie Geschwindigkeit, Klickwege und die Integration der TI-Anwendungen. Fragen Sie nach Support-Zeiten, Reaktionszeiten und danach, wer vor Ort betreut.
4. Testmigration
Bevor der echte Wechsel stattfindet, wird ein Datenexport probeweise ins neue System übernommen. Sie prüfen an echten Patientenakten, ob Stammdaten, Diagnosen, Dauermedikation, Dokumente und Laborwerte korrekt angekommen sind. Was hier auffällt, wird vor dem Go-live korrigiert. Dieser Schritt ist der wichtigste und wird am häufigsten übersprungen.
5. Schulung
Das Team lernt das neue System an Testdaten, bevor es damit arbeiten muss. Eine Schulung je Rolle ist besser als eine für alle: Anmeldung, Sprechzimmer, Abrechnung haben unterschiedliche Fragen. Eine Person aus der Praxis wird zur Ansprechpartnerin für das System.
6. Go-live und Begleitung
Am Stichtag wird die finale Migration durchgeführt, die TI-Komponenten werden umgehängt, das Team startet. In der ersten Woche ist jemand erreichbar, der Fragen sofort beantwortet. Das alte System bleibt lesend verfügbar, bis die letzte Abrechnung durch ist. Wie wir den Wechsel der Praxissoftware Schritt für Schritt begleiten, lesen Sie auf unserer Leistungsseite.
Der beste Stichtag ist der Quartalswechsel. Die Abrechnung des alten Quartals wird im alten System abgeschlossen, das neue startet ohne Altlasten. Planen Sie rückwärts: Für einen Start am 1. Januar beginnt die Bestandsaufnahme spätestens Anfang Oktober.
Datenmigration: Was zuverlässig ankommt und was nicht
Die Angst vor Datenverlust ist der größte Bremsklotz. Berechtigt ist sie nur bei unsauberer Vorbereitung. Praxissoftware-Systeme tauschen Daten über standardisierte Formate aus. Der Behandlungsdatentransfer, kurz BDT, und seine Nachfolger transportieren Patientenstamm, Diagnosen, Leistungen, Medikation und Dokumentationen. Für Geräte und Labor gibt es GDT und LDT.
| Daten | Übernahme | Was zu prüfen ist |
|---|---|---|
| Patientenstammdaten, Versicherung | zuverlässig | Dubletten, veraltete Versichertendaten |
| Diagnosen, Dauerdiagnosen | zuverlässig | Codierung, Zeitbezug |
| Medikation, Medikationsplan | gut | Präparate-Zuordnung, Dosierungsschemata |
| Dokumente, Briefe, Befunde (PDF, Bilder) | gut | Zuordnung zur Akte, Dateinamen, Vollständigkeit |
| Laborwerte | gut bis eingeschränkt | Verlaufsdarstellung, Referenzbereiche |
| Abrechnungshistorie, Scheine | eingeschränkt | Alte Quartale im Altsystem archivieren |
| Formulare, Textbausteine, Vorlagen | meist neu aufzubauen | Aufwand einplanen, Chance zum Aufräumen |
| Terminkalender | abhängig vom System | Übergangszeitraum doppelt führen |
Rechtlich gilt: Die Praxis muss Patientendaten zehn Jahre aufbewahren und lesbar halten. Das Altsystem wird deshalb nicht abgeschaltet, sondern archiviert, entweder als lesender Zugang oder als revisionssicherer Export. Klären Sie mit dem alten Anbieter frühzeitig, was ein solcher Archivzugang kostet, das ist ein häufiger Streitpunkt bei Kündigung.
Was ein Wechsel kostet
Die Kosten eines Wechsels setzen sich aus fünf Blöcken zusammen. Konkrete Beträge hängen von Praxisgröße, System und Umfang ab, die Struktur ist aber immer gleich.
- Lizenz oder Miete des neuen Systems. Moderne Systeme werden meist monatlich je Arbeitsplatz oder je Arzt abgerechnet. Vergleichen Sie über drei Jahre, nicht über den Einstiegspreis.
- Migration. Export aus dem Altsystem, Import, Testmigration, Nacharbeit. Manche Altanbieter berechnen den Export separat.
- Schulung und Begleitung. Je nach Teamgröße ein bis drei Tage, plus Begleitung in der ersten Woche.
- Hardware und Infrastruktur. Browserbasierte Systeme stellen geringere Anforderungen an Arbeitsplätze, brauchen aber ein stabiles Netzwerk. Manchmal ist der Wechsel der Anlass, alte Rechner zu ersetzen.
- Übergangskosten. Archivzugang zum Altsystem, doppelte Lizenz für ein bis zwei Monate, eventuell Umzug der KIM-Adresse und der TI-Komponenten.
Dem gegenüber stehen die laufenden Kosten des Nichtwechsels: Arbeitszeit, die die alte Software täglich frisst, Supportkosten, ungenutzte Module und das Risiko, bei der nächsten TI-Pflichtanwendung ohne Lösung dazustehen. In den meisten Fällen, die wir begleitet haben, hat sich der Wechsel innerhalb von zwölf bis achtzehn Monaten über eingesparte Zeit bezahlt gemacht.
T2med als Ziel: Warum viele Praxen im Raum Karlsruhe dorthin wechseln
Wir betreuen Praxen mit verschiedenen Systemen und haben keinen Grund, ein bestimmtes zu verkaufen. Auffällig ist trotzdem, wie oft die Wahl auf T2med fällt, wenn die Anforderungen klar sind. Die Gründe sind praktisch: T2med läuft im Browser, ohne Installation auf jedem Arbeitsplatz, und damit auch vom Homeoffice oder vom zweiten Standort. TI-Anwendungen, KIM, E-Rezept und ePA sind integriert statt angebaut. Die Patienten-App PatMed, Videosprechstunde und Online-Terminvergabe gehören dazu, statt als Zusatzmodule bezahlt zu werden.
Für den Wechsel bedeutet das: weniger Infrastruktur vor Ort, weniger Abhängigkeiten, klarere Verantwortung. Wie ein Wechsel zu T2med konkret abläuft und was wir dabei übernehmen, zeigen wir auf unserer Seite zum T2med-Wechsel. Und falls der Wechsel im Zuge einer Praxisübernahme ansteht, ist das der ideale Zeitpunkt: Die Praxis wird ohnehin neu aufgestellt, und der Übergang lässt sich in einem Zug planen.
Unabhängig vom Zielsystem gilt: Die Praxissoftware ist das Herz der Praxis-IT, aber nicht die ganze Praxis-IT. Netzwerk, Sicherheit, Telefonie und Betreuung müssen dazu passen. Was die KBV-IT-Sicherheitsrichtlinie dafür vorgibt, sollte beim Wechsel gleich mit erledigt werden.
Häufige Fragen zum Praxissoftware-Wechsel
Wie lange dauert ein Wechsel der Praxissoftware?
Von der Bestandsaufnahme bis zum Go-live rechnen Sie mit acht bis sechzehn Wochen. Die reine Migration dauert wenige Tage, die Vorbereitung mit Testmigration und Schulung macht den Großteil aus. Der beste Stichtag ist der Quartalswechsel.
Gehen beim Wechsel Patientendaten verloren?
Bei sauberer Vorbereitung nicht. Patientenstamm, Diagnosen, Medikation und Dokumente werden über standardisierte Schnittstellen übernommen und in einer Testmigration geprüft. Abrechnungshistorie und Formulare wandern nur eingeschränkt mit. Das Altsystem bleibt als Archiv lesbar, weil Patientendaten zehn Jahre aufbewahrt werden müssen.
Was kostet ein Praxissoftware-Wechsel?
Die Kosten bestehen aus Lizenz oder Miete des neuen Systems, Migration, Schulung, gegebenenfalls Hardware und Übergangskosten wie Archivzugang zum Altsystem. Die Höhe hängt von Praxisgröße und System ab. In den meisten von uns begleiteten Wechseln hat sich die Investition innerhalb von zwölf bis achtzehn Monaten über eingesparte Arbeitszeit amortisiert.
Was passiert mit KIM und der TI beim Wechsel?
Konnektor, Kartenterminals und Karten bleiben, werden aber an die neue Software angebunden. Die KIM-Adresse zieht mit um, wenn der KIM-Anbieter gleich bleibt, andernfalls bekommen Sie eine neue Adresse mit Übergangszeit. Beides gehört in die Planung, sonst fehlt in der ersten Woche die eAU.
Kann die Praxis während des Wechsels weiterarbeiten?
Ja. Die Migration findet über ein Wochenende oder einen praxisfreien Tag statt. Bis dahin läuft das alte System, danach das neue. Das Team ist vorher an Testdaten geschult. In der ersten Woche sollte jemand erreichbar sein, der Fragen sofort beantwortet.
Ist eine browserbasierte Praxissoftware sicher?
Ja, wenn Anbieter und Rechenzentrum in Deutschland sitzen, die Verbindung verschlüsselt ist und die Zugänge sauber verwaltet werden. Browserbasierte Systeme wie T2med haben den Vorteil, dass Updates zentral eingespielt werden und keine veralteten Installationen auf einzelnen Rechnern zurückbleiben.
Praxissoftware-Wechsel vorprüfen lassen
Bestand, Anforderungen, Zeitfenster: In einem Erstgespräch klären wir, ob ein Wechsel zu T2med oder einem anderen System für Ihre Praxis passt, und was er konkret bedeutet.
Medizin-IT aus einer Hand für Arztpraxen im Raum Karlsruhe, Ettlingen und Speyer. Praxis-IT, Telefonie, T2med, TI und Betreuung mit einem festen Ansprechpartner. Mehr über uns
