KIM in der Arztpraxis einrichten: so läuft es ohne Umwege.

KIM wird in vielen Praxen eingerichtet, weil es Pflicht ist, und dann nicht genutzt, weil niemand weiß, wie. Dabei ist KIM das Werkzeug, das Fax, Brief und Telefon in der Kommunikation mit Kollegen, Kliniken und Kassen ersetzt. Richtig eingerichtet, verschwindet ein ganzer Stapel Papier vom Anmeldetresen.

Was KIM ist und wofür Sie es brauchen

KIM steht für Kommunikation im Medizinwesen. Technisch ist es ein E-Mail-Dienst, der ausschließlich innerhalb der Telematikinfrastruktur funktioniert. Absender und Empfänger sind über ihre Karten eindeutig identifiziert, Nachrichten werden Ende-zu-Ende verschlüsselt und können mit dem elektronischen Heilberufsausweis qualifiziert signiert werden. Ein KIM-Postfach erreicht nur andere KIM-Postfächer. Das ist keine Einschränkung, sondern der Grund, warum medizinische Daten darüber verschickt werden dürfen.

Im Praxisalltag laufen inzwischen mehrere Pflichtprozesse über KIM:

• eAU: Die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung geht per KIM an die Krankenkasse. Ohne KIM ist die Übermittlung nicht möglich.
• eArztbrief: Befunde, Entlassbriefe und Überweisungsberichte zwischen Praxen und Kliniken. Für den Versand gibt es eine eigene Vergütung.
• Abrechnung und Meldungen: Je nach KV laufen Quartalsabrechnung, Dokumentationen für DMP oder Meldungen an Register über KIM.
• Kommunikation mit Kollegen: Rückfragen zu Patienten, Laborwerte, Bildbefunde. Alles, was heute per Fax kommt, hat in KIM einen sicheren Ersatz.

Der Unterschied zur normalen E-Mail liegt nicht in der Bedienung, sondern im Vertrauensrahmen. Jede KIM-Nachricht ist nachweisbar echt und nachweisbar zugestellt. Für die Dokumentationspflicht der Praxis ist das ein handfester Vorteil.

Voraussetzungen: Diese vier Dinge müssen stehen

Bevor Sie eine KIM-Adresse beantragen, prüfen Sie diese Punkte. Fehlt einer, wird die Einrichtung zäh.

1. Funktionierender TI-Anschluss. Konnektor oder TI-Gateway müssen online sein und mit der Praxissoftware kommunizieren. Ein Konnektor, der nur „meistens“ erreichbar ist, macht KIM unzuverlässig.
2. SMC-B im Terminal. Die Praxiskarte identifiziert das Postfach gegenüber der TI. Sie muss dauerhaft gesteckt und freigeschaltet sein.
3. eHBA für alle, die signieren. Für die eAU und den eArztbrief ist eine qualifizierte Signatur nötig. Jede Ärztin und jeder Arzt, der signiert, braucht einen eigenen eHBA mit gesetzter PIN. Die Beantragung dauert mehrere Wochen, deshalb früh anstoßen.
4. Praxissoftware mit KIM-Integration. Moderne Systeme wie T2med bringen KIM als Bestandteil mit. Bei älteren Systemen läuft KIM über ein separates Clientmodul, das mit der Software gekoppelt wird. Das funktioniert, ist aber fehleranfälliger.

KIM-Adresse beantragen: Anbieter, Ablauf, Kosten

KIM-Adressen vergeben zugelassene Anbieter. Dazu gehören die Dienste der Kassenärztlichen Vereinigungen, große Praxissoftware-Hersteller und Telekommunikationsanbieter. Die Adresse hat die Form praxisname@anbieter.kim.telematik und wird im zentralen Verzeichnisdienst der TI eingetragen, damit andere Sie finden.

Der Ablauf ist überall ähnlich:

1. Anbieter auswählen. Prüfen Sie zuerst, welche KIM-Dienste Ihre Praxissoftware direkt unterstützt. Ein integrierter Dienst spart die Kopplung über ein Clientmodul.
2. Vertrag schließen und Adresse beantragen. Sie benötigen die Betriebsstättennummer, die SMC-B-Daten und einen Ansprechpartner.
3. Registrierung im Verzeichnisdienst. Der Anbieter trägt Adresse, Praxisname und Fachrichtung ein. Prüfen Sie den Eintrag, denn Kollegen suchen Sie darüber.
4. Einrichtung in der Praxissoftware. Zugangsdaten hinterlegen, Postfach mit der SMC-B verknüpfen, Signatur mit dem eHBA testen.
5. Testnachricht an eine bekannte KIM-Adresse, etwa an die eigene KV oder an eine befreundete Praxis. Erst wenn Versand und Empfang bestätigt sind, ist die Einrichtung abgeschlossen.

Die Kosten liegen je nach Anbieter bei wenigen Euro pro Monat und Adresse. Sie sind Bestandteil der TI-Pauschale. Viele Praxen brauchen mehrere Adressen, etwa je Betriebsstätte oder für getrennte Bereiche wie Labor oder Abrechnung. Planen Sie das von Anfang an, das spart spätere Umzüge.

KIM im Praxisalltag: Wer liest, wer signiert, wer antwortet

Die Technik ist an einem Vormittag eingerichtet. Ob KIM danach Zeit spart oder Zeit kostet, entscheidet die Organisation. Drei Fragen sollte jede Praxis beantworten, bevor die erste Nachricht rausgeht.

Wer prüft das Postfach?

Ein KIM-Postfach, das niemand öffnet, ist gefährlicher als kein Postfach. Kollegen gehen davon aus, dass Nachrichten ankommen. Legen Sie fest, wer das Postfach mehrmals täglich sichtet, und wie die Vertretung läuft. In integrierten Systemen erscheinen eingehende Nachrichten direkt in der Patientenakte, was die Sichtung deutlich vereinfacht.

Wer signiert und wann?

Die qualifizierte Signatur braucht den eHBA und die PIN der signierenden Person. Praxen arbeiten mit Stapelsignatur: Die eAU werden im Laufe des Tages vorbereitet und am Ende gesammelt signiert. Das ist erlaubt, wenn die Ärztin oder der Arzt die Freigabe selbst erteilt. Klären Sie, wie das an Tagen mit Vertretung funktioniert.

Wie werden Anhänge abgelegt?

Arztbriefe und Befunde, die per KIM eingehen, gehören in die Patientenakte, nicht in ein separates Postfach. Gute Praxissoftware wie T2med ordnet sie automatisch zu. Ohne diese Integration entsteht eine zweite Ablage, die niemand pflegt.

Ein Nebeneffekt, der oft unterschätzt wird: Sobald KIM läuft, sinkt das Faxaufkommen deutlich. Viele Praxen stellen nach einigen Monaten fest, dass sie das Faxgerät nur noch für einzelne Absender brauchen, die selbst noch nicht angebunden sind.

Die häufigsten Fehler bei der KIM-Einrichtung

Aus der Betreuung von Praxen im Raum Karlsruhe kennen wir die Stolpersteine. Fast alle lassen sich vorab ausschließen.

• Karte falsch zugeordnet. Das Postfach ist an eine SMC-B gebunden. Steckt die Karte in einem anderen Terminal als erwartet oder wurde sie getauscht, sendet KIM nicht mehr. Lösung: Zuordnung in der Praxissoftware prüfen und dokumentieren.
• Kein Signaturrecht. Der eHBA ist beantragt, aber die PIN nie gesetzt oder die Karte nie im Terminal freigeschaltet. Die eAU bleibt im Ausgang hängen.
• Clientmodul und Praxissoftware auf unterschiedlichen Ständen. Nach einem Update passt die Schnittstelle nicht mehr. Bei integrierten Lösungen entfällt dieses Risiko weitgehend.
• Verzeichnisdienst-Eintrag unvollständig. Fehlt die Fachrichtung oder ist der Praxisname anders geschrieben, finden Kollegen die Adresse nicht.
• Postfach ohne Verantwortliche. Der häufigste Fehler, und kein technischer. Nachrichten kommen an, aber niemand reagiert.
• Firewall blockiert den KIM-Dienst. Nach Änderungen am Netzwerk fehlen Freigaben. Das betrifft die gesamte TI, zeigt sich aber oft zuerst bei KIM. Was die KBV-IT-Sicherheitsrichtlinie zu Firewall und Netzwerk verlangt, hilft hier gleich doppelt.

Wenn KIM in Ihrer Praxis „irgendwie nicht richtig“ läuft, ist die Ursache in der Regel eine dieser sechs. Ein strukturierter Check dauert weniger als eine Stunde.

KIM bei Wechsel oder Übernahme der Praxis

KIM-Adressen sind an die Betriebsstätte und an den Anbieter gebunden. Zwei Situationen verdienen deshalb besondere Aufmerksamkeit.

Wechsel der Praxissoftware. Wenn Sie zu einem anderen System wechseln, muss KIM mit umziehen. Bei einem Anbieterwechsel bekommen Sie eine neue Adresse, die alte läuft für eine Übergangszeit weiter. Informieren Sie Ihre wichtigsten Kontakte aktiv. Mehr zu den Schritten in unserem Beitrag zum Praxissoftware-Wechsel.

Übernahme einer Praxis. Mit dem Wechsel der Praxisleitung ändert sich häufig die Betriebsstättennummer und damit die SMC-B. Die KIM-Adresse muss neu beantragt oder auf die neue Karte umgeschrieben werden. Planen Sie das parallel zur Zulassung, sonst bleibt die Praxis in den ersten Wochen ohne eAU.

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