die netzwerft
Bei einer Praxisübernahme geht es um Patientenstamm, Personal, Räume und Kaufpreis. Die IT steht selten auf der Agenda, obwohl sie am ersten Tag funktionieren muss. Aus Übernahmen im Raum Karlsruhe, Ettlingen und Speyer wissen wir: Die Praxen, die ohne Ausfall starten, haben die Technik drei bis sechs Monate vorher in die Hand genommen.
Das Wichtigste in Kürze
- Vor der Unterschrift gehört eine IT-Bestandsaufnahme: Alter der Geräte, Lizenzen, Verträge, Zustand von Netzwerk und Sicherung. Sie ist Verhandlungsgrundlage und Projektplan zugleich.
- SMC-B, eHBA und meist auch die Betriebsstättennummer wechseln mit der Praxisleitung. Die Anträge dauern Wochen und sind der kritische Pfad im Zeitplan.
- Patientendaten dürfen nicht einfach übergeben werden. Es braucht die Einwilligung der Patienten oder das Zwei-Schrank-Modell, technisch sauber in der Praxissoftware umgesetzt.
- Die Übernahme ist der beste Zeitpunkt, um Praxissoftware, Telefonie und Netzwerk neu zu ordnen. Danach kommt so schnell keine Gelegenheit mehr.
Vor der Unterschrift: Die IT-Bestandsaufnahme
Der Kaufpreis einer Praxis enthält meist einen Posten für die Ausstattung, und die IT gehört dazu. Ob dieser Posten realistisch ist, zeigt nur ein Blick auf den Bestand. Eine strukturierte Aufnahme dauert bei einer mittleren Praxis einen halben Tag und klärt diese Fragen:
- Hardware: Alter und Zustand von Server, Arbeitsplätzen, Druckern, Kartenterminals, Konnektor, Telefonanlage, Router und Switches. Geräte ohne Sicherheitsupdates dürfen laut KBV-IT-Sicherheitsrichtlinie nicht mehr für Patientendaten genutzt werden. Das ist bei alten Windows-Versionen häufig der Fall.
- Software und Lizenzen: Welche Praxissoftware in welcher Version, welche Module, welche Zusatzprogramme? Sind Lizenzen übertragbar oder an die Person gebunden? Was kostet die Umschreibung?
- Verträge: Praxissoftware, TI-Anbieter, KIM, Telefonie, Internet, Wartung, Domain und Website, Hosting, Labor-Schnittstellen. Laufzeiten, Kündigungsfristen, Übertragbarkeit.
- Netzwerk und Sicherheit: Verkabelung, WLAN, Firewall, Trennung von Praxis- und Gästenetz, Backup-Konzept und wann zuletzt ein Backup zurückgespielt wurde.
- Dokumentation und Zugänge: Gibt es eine Liste aller Passwörter und Administratorzugänge? Wer außer der abgebenden Praxisleitung kennt sie? Welche Dienstleister haben Fernzugriff?
Das Ergebnis ist eine Liste mit drei Spalten: übernehmen, ersetzen, neu beschaffen. Sie ist Ihre Verhandlungsgrundlage und gleichzeitig der Projektplan für die Übergabe.
Fragen Sie ausdrücklich nach Sicherheitsvorfällen der letzten Jahre und nach Altgeräten, die noch irgendwo im Netz hängen. Ein vergessener Rechner im Lager mit Zugriff auf den Server ist ein Risiko, das Sie mit übernehmen.
Karten, Nummern, Zugänge: Was mit der Praxisleitung wechselt
Vieles in der Praxis-IT ist an Personen oder an die Betriebsstätte gebunden. Bei einer Übernahme müssen diese Bindungen neu gesetzt werden, und die Anträge dauern.
Betriebsstättennummer und SMC-B
Mit der Zulassung der neuen Praxisleitung erhält die Praxis in der Regel eine neue Betriebsstättennummer. Die Praxiskarte SMC-B ist an diese Nummer gebunden und muss neu beantragt werden. Die alte Karte darf nach der Übergabe nicht weiterverwendet werden. Ohne SMC-B keine TI, ohne TI keine Abrechnung, kein E-Rezept, keine eAU. Planen Sie sechs bis acht Wochen für den Antrag.
eHBA
Der Heilberufsausweis ist personenbezogen. Die übernehmende Ärztin oder der übernehmende Arzt braucht einen eigenen, mit gesetzter PIN. Wer bereits einen eHBA aus einer früheren Tätigkeit hat, kann ihn weiter nutzen.
KIM-Adresse
Die KIM-Adresse hängt an SMC-B und Betriebsstätte. Sie wird neu beantragt oder umgeschrieben. Kollegen, Labore und Kliniken müssen die neue Adresse kennen. Wie das läuft, steht in unserem Beitrag KIM in der Arztpraxis einrichten.
Administratorzugänge und Passwörter
Alle Zugänge werden am Übergabetag neu gesetzt: Server, Praxissoftware, Router, Firewall, Cloud-Dienste, Online-Banking der Praxis, Domain und Website, Social-Media-Konten. Die abgebende Seite behält keinen Zugriff. Das klingt hart, ist aber Datenschutzpflicht. Fernzugänge von Dienstleistern werden geprüft und entweder neu vereinbart oder gekappt.
Telefonie und Rufnummern
Die Praxisrufnummer ist für Patienten wichtiger als jedes Schild. Ihre Übertragung auf einen neuen Vertrag oder Anbieter muss früh beantragt werden. Bei alten ISDN- oder analogen Anlagen ist die Übernahme der Moment, auf eine moderne, mit der Praxissoftware verbundene Telefonie umzusteigen.
Patientendaten rechtssicher übergeben
Der Patientenstamm ist der wertvollste Teil der Praxis, und gleichzeitig der rechtlich heikelste. Patientendaten gehören nicht der Praxis, sie unterliegen der ärztlichen Schweigepflicht und der DSGVO. Eine pauschale Übergabe der Akten an die Nachfolge ist nicht zulässig.
Zwei Wege sind anerkannt:
- Einwilligung der Patienten. Patienten werden über die Übernahme informiert und stimmen der Weitergabe ihrer Akte zu. Das geschieht meist beim nächsten Besuch, wenn die Behandlung bei der Nachfolge fortgesetzt wird.
- Zwei-Schrank-Modell. Die Altakten bleiben in der Verfügung der abgebenden Praxisleitung und werden von der Nachfolge nur verwahrt. Erst mit der Einwilligung der Patientin oder des Patienten wandert die Akte in den Bestand der neuen Praxis. Technisch bedeutet das: Die Praxissoftware muss Altbestand und neuen Bestand trennen können, mit unterschiedlichen Zugriffsrechten.
In der Praxis wird meist das Zwei-Schrank-Modell in der Software umgesetzt und die Einwilligung nach und nach eingeholt. Wichtig ist, dass die Trennung wirklich technisch existiert und nicht nur auf dem Papier. Moderne Systeme unterstützen das mit Mandanten oder Sperrkennzeichen. Bei einem Wechsel der Praxissoftware im Zuge der Übernahme lässt sich das von Anfang an sauber einrichten.
Zusätzlich gilt die Aufbewahrungspflicht: Die Akten der abgebenden Praxis müssen zehn Jahre lesbar bleiben. Wer das Altsystem abschaltet, braucht einen Archivzugang oder einen revisionssicheren Export. Klären Sie das vor Vertragsabschluss mit dem Softwarehersteller, nicht danach.
Übernehmen, ersetzen oder neu aufsetzen?
Die Grundsatzfrage bei jeder Übernahme: Läuft die bestehende IT weiter, oder wird sie erneuert? Es gibt keine Antwort für alle, aber klare Kriterien. Wie wir diese Entscheidung mit Ihnen treffen und umsetzen, zeigen wir auf der Seite IT bei der Praxisübernahme.
| Situation | Empfehlung | Begründung |
|---|---|---|
| Hardware jünger als vier Jahre, gepflegt, dokumentiert | Übernehmen | Kein Grund für Investitionen, Fokus auf Zugänge und Verträge |
| Praxissoftware modern, Team zufrieden, TI integriert | Übernehmen, Lizenz umschreiben | Ein Systemwechsel in der Übernahmephase ist nur sinnvoll, wenn das System selbst das Problem ist |
| Server und Arbeitsplätze ohne Updates, Backup ungeprüft | Ersetzen | Verstoß gegen die Sicherheitsrichtlinie, Ausfallrisiko in der Startphase |
| Praxissoftware am Ende, Support schwach, TI angeflanscht | Neu aufsetzen | Übernahme ist der günstigste Zeitpunkt, Migration mit Datenprüfung einplanen |
| Telefonanlage analog oder ISDN | Ersetzen | Rufnummernportierung ohnehin nötig, moderne Telefonie ist an die Software anbindbar |
| Netzwerk unstrukturiert, kein Gästenetz, WLAN offen | Neu aufsetzen | Grundlage für alles Weitere, vergleichsweise günstig |
Unser Rat aus vielen Übernahmen: Wenn ohnehin mehr als die Hälfte der Punkte auf Ersetzen oder Neu aufsetzen steht, machen Sie es in einem Zug. Zwei halbe Umstellungen im Abstand von einem Jahr kosten mehr als eine ganze und binden das Team doppelt.
Der Zeitplan: Rückwärts vom ersten Tag
Der erste Praxistag unter neuer Leitung ist fix. Von dort aus wird rückwärts geplant. Diese Reihenfolge hat sich bewährt:
- Vier bis sechs Monate vorher: IT-Bestandsaufnahme, Entscheidung übernehmen oder erneuern, Budget festlegen. Antrag auf eHBA, falls noch nicht vorhanden.
- Drei Monate vorher: Mit der Zulassung SMC-B und KIM-Adresse beantragen. Verträge sichten, kündigen oder umschreiben. Rufnummernportierung anstoßen.
- Zwei Monate vorher: Neue Hardware bestellen, Netzwerk planen, bei Softwarewechsel Testmigration durchführen. Schulungen terminieren.
- Vier Wochen vorher: Installation und Einrichtung, möglichst außerhalb der Sprechzeiten. Backup-Konzept einrichten und einmal testen.
- Übergabewochenende: Zugänge neu setzen, SMC-B tauschen, TI prüfen, finale Datenmigration, Testlauf mit dem Team.
- Erste Woche: Betreuung vor Ort oder in Rufbereitschaft. Kleine Probleme sofort lösen, bevor sie das Team verunsichern.
Der kritische Pfad in diesem Plan sind die Karten. Alles andere lässt sich beschleunigen, die Antragsdauer für SMC-B und eHBA nicht. Wer hier zu spät dran ist, startet ohne Abrechnungsfähigkeit.
Bitten Sie die abgebende Praxisleitung um einen gemeinsamen Termin mit dem bisherigen IT-Dienstleister, noch bevor der Kaufvertrag unterschrieben ist. Was Sie in dieser Stunde erfahren, steht in keiner Unterlage.
Häufige Fragen zu IT bei der Praxisübernahme
Kann ich die IT der übernommenen Praxis einfach weiter nutzen?
Technisch ja, rechtlich nur mit Anpassungen. Alle Zugänge müssen neu gesetzt, personengebundene Lizenzen umgeschrieben und SMC-B sowie KIM-Adresse neu beantragt werden. Geräte ohne Sicherheitsupdates dürfen nicht weiter für Patientendaten genutzt werden. Ob der Rest bleibt, entscheidet die Bestandsaufnahme.
Muss die SMC-B bei einer Praxisübernahme neu beantragt werden?
In den meisten Fällen ja, weil die Praxiskarte an die Betriebsstättennummer gebunden ist und diese mit der neuen Praxisleitung wechselt. Der Antrag dauert sechs bis acht Wochen und sollte sofort mit der Zulassung gestellt werden. Ohne SMC-B ist die Praxis nicht an die TI angebunden und kann nicht abrechnen.
Darf ich die Patientendaten der Vorgängerpraxis übernehmen?
Nicht pauschal. Entweder willigen die Patienten in die Weitergabe ihrer Akte ein, oder Sie arbeiten mit dem Zwei-Schrank-Modell: Die Altakten bleiben in der Verfügung der abgebenden Praxisleitung und werden erst mit Einwilligung in Ihren Bestand übernommen. Die Trennung muss technisch in der Praxissoftware abgebildet sein.
Wann ist der richtige Zeitpunkt für einen Softwarewechsel bei der Übernahme?
Wenn das bestehende System technisch am Ende ist oder der Support nicht trägt, ist die Übernahme der beste Zeitpunkt. Die Praxis wird ohnehin neu aufgestellt und die Migration lässt sich mit der Übergabe verbinden. Ist das System modern und das Team zufrieden, lohnt es sich, es zu übernehmen und den Wechsel nicht zu erzwingen.
Was passiert mit der Praxisrufnummer?
Die Rufnummer kann auf den neuen Vertrag portiert werden, das muss aber früh beantragt werden. Bei alten Analog- oder ISDN-Anlagen ist die Übernahme der Anlass, auf eine moderne IP-Telefonie umzusteigen, die sich mit der Praxissoftware verbinden lässt.
Wie lange vor der Übernahme sollte ich mit der IT beginnen?
Vier bis sechs Monate vor dem ersten Praxistag. Der kritische Pfad sind die Karten SMC-B und eHBA sowie die Rufnummernportierung. Alles andere lässt sich beschleunigen, die Antragsfristen nicht.
IT-Bestandsaufnahme vor der Übernahme
Ein halber Tag vor Ort, eine klare Liste danach: Was bleibt, was muss neu, was kostet es und wann muss was beantragt sein. Damit verhandeln Sie mit Zahlen, nicht mit Gefühl.
Medizin-IT aus einer Hand für Arztpraxen im Raum Karlsruhe, Ettlingen und Speyer. Praxis-IT, Telefonie, T2med, TI und Betreuung mit einem festen Ansprechpartner. Mehr über uns
